Sitelerde ve apartmanlarda kat sakinlerinden periyodik olarak toplanan aidatlar, yapılacak masraflar, gelir-gider terazisinin oturtulması gibi detay gerektiren muhasebe hizmetlerinin site yönetimlerine büyük bir yük oluşturduğu bilinen bir gerçektir. Kat maliklerinin katıldığı genel kurul toplantısında seçilen yönetim kurulunda görev alan site veya apartman sakinlerinin yanı sıra denetim kurulunun da üzerinden titizlikle durduğu en önemli konu olan site yönetimi muhasebe hizmetleri profesyonel bir yaklaşımla verilmelidir.
EXXEN GROUP olarak toplu yaşam alanlarında yaşamanın belirli bir düzen ve maliyet gerektirdiği gerçeğinden hareketle sunduğumuz muhasebe hizmetlerimiz; Nakit ve Fon Yönetimi, Gider Paylaşımı, Aylık Giderlere İştirak Avanslarının Tahsilatı, İşletme Projesi (Bütçe), Raporlama, Denetim, Satınalma, Sözleşme Yönetimi, Personel SGK ve yasal prosedürlerin yerine getirilmesi, İdari İşler,Hukuki İtilafların Takibi, Kat Mülkiyeti Kanunu Uygulamaları, Yönetim Kurulu ve Kat Malikleri Kurulu sekretaryasının düzenlenmesi ve yürütülmesi hizmetlerini kapsar.
Sitenin sahip olduğu nakitlerin yönetimi konusunda atılacak adımların, site yönetimi ile imza altına alınan sözleşme kapsamında değerlendirilmesi oldukça önemli bir iştir. Aylık giderlerin kat maliklerine eşit şekilde bölüştürülmesi, aidatların toplanıp banka hesaplarına yatırılması ve tüm bu işlemlerin kayıt altına alınması gibi işlemler EXXEN GROUP olarak bizlerin en hassas davrandığı konulardandır.
Bilindiği gibi Kat Malikleri Kanununa göre site yönetimleri oluşturulurken hazırlanması gereken site yönetim planı, tüm kat maliklerini yakından ilgilendirdiği için özenle hazırlanması gereken bir plandır. Site yönetim planının, binanın yerleşiminden, bağımsız alanların nasıl kullanılması gerektiğinde kadar, tüm muhasebe işlemlerinden genel yönetim işlemlerine kadar her şey içermesi gerekir. En başta site yönetim planında belirtilmeyen hususlar daha sonra gerçekleştirilirken zorluklar yaşanabilir. Bu yüzden uzman bir kadro ile hazırlanacak site yönetim planı herkesin faydalanabileceği maddeler içermelidir.
Bina muhasebeleri tutulurken dikkat edilecek en temel hususlar;
Bina yönetimi konusunda kullanılacak işletme defteri notere onaylattırılmalıdır.
Bu kayıt defterinin sol yanına giderlerin işlenmesi, sağ yanına ise gelirlerin (aidatlar, binanın kiraya verilen ortak kullanım alanları vb.) yazılması gerekir.
Giderler mutlaka fatura kaynaklı olmalıdır yani faturasız giderler vergilendirilmeyeceği için, tüm giderlerin mutlak suretle en azından gider pusulası kullanılarak yapılması önemlidir. Makbuz ya da fatura kullanılmayacak özel durumlarda ise tutanak tutularak giderler belgelendirilmelidir.
Yönetim kurulu kararlarının işleneceği karar defteri mutlaka notere onaylattırılmalıdır. Aidatları ödeyen ve ödemeyen daireler, herkesin görebileceği bir yerde liste halinde yayınlanmalıdır. Böylelikle ödeme konusunda unutkan olan kat maliklerine hatırlatma yapılmış olur.
Personelin SGK prim ve maaş ödemeleri cezai işleme kalmadan zamanında yapılmalıdır.
Muhasebe hizmetlerinin tamamen farklı ve donanımlı bir ekip tarafından takibi yapılarak, kat maliklerinin huzuru için yapılacak harcamalar düzenli olarak defterlere işlenmelidir. Gelir ve gider arasında büyük ölçekli farkların olmaması için gerekli önlemler alınmalıdır.
